PlanRadar vs Excel : un niveau supplémentaire de numérisation et de gestion de la construction

Tout le monde sait qu’Excel est l’un des programmes les plus prisés des constructeurs. À une certaine époque, les feuilles de calcul facilitaient grandement le traitement d’un large éventail de données sur les projets de construction. Excel représentait alors un grand pas en avant par rapport à la gestion de projets à l’aide de crayons et de papier ; cependant, même les feuilles de calcul Excel ne suffisent pas pour gérer efficacement un projet de construction. Le secteur a désormais besoin de solutions numériques plus progressives et modernes pour l’aider à s’attaquer à des projets de plus en plus complexes.

Dans cet article, vous apprendrez comment optimiser vos projets à l’aide de PlanRadar. Cette solution est bien plus efficace et conviviale qu’Excel car elle a été créée spécifiquement pour les besoins des constructeurs.

PlanRadar est une solution SaaS moderne destinée au secteur de la construction. Fondée en Autriche en 2013, l’entreprise est déjà présente dans plus de 46 pays dans le monde. PlanRadar a accompagné plus de 10 000 clients depuis son lancement, avec plus de 25 000 actions effectuées chaque semaine. Grâce à une prise en main simple et à des fonctionnalités astucieuses, l’application est intuitive et permet d’organiser la maintenance et le suivi de chantier, de la définition des tâches et des rapports de correction des défauts, et de la communication opérationnelle entre tous les participants du projet. PlanRadar peut également fonctionner hors ligne. L’entreprise compte parmi ses clients STRABAG, Bouygues Energies & Services, CBRE, VINCI Facilities, Allianz, et bien d’autres grandes organisations.

Excel est très prisé dans le secteur de la construction ; c’est en effet un outil important pour un certain nombre de tâches. Toutefois, une étude récente a révélé que 85 % des entreprises de construction interrogées utilisant Excel pour organiser leurs plans et leurs rapports consacrent jusqu’à 20 heures par mois à cette tâche. Ces chiffres prouvent qu’Excel, en tant qu’outil numérique, ne répond pas aux nouveaux défis et au rythme moderne de la construction. D’après les données, l’utilisation des feuilles de calcul Excel par les sous-traitants n’a diminué que de 1 % entre 2018 et 2019.

Il ne fait cependant aucun doute que les rapports d’avancement et l’interaction entre les équipes de projet peuvent être considérablement améliorés. Malheureusement, Excel ne peut plus faire office d’outil universel pour prendre des décisions à la fois rapides et optimales, tout en normalisant les processus.

1. Excel est plus compliqué à utiliser en temps réel

 

Il est possible d’utiliser Excel pour organiser les équipes de projet, leur collaboration et le partage des mises à jour importantes en temps réel, mais la configuration correcte de toutes ces fonctionnalités demande beaucoup de temps et d’efforts. Dans Excel 365, basé dans le cloud, les données les plus récentes ne sont visibles qu’après l’enregistrement du fichier ou le passage en mode AutoSave.

Les parties prenant des décisions importantes devraient avoir une vue claire de ce qui se passe sur le site en temps réel. Dans ce cas, Excel ne sera pas l’outil le plus simple et le plus rapide. Par exemple, pour voir les changements immédiats en mode coauteur, tous les participants au processus de construction doivent utiliser des versions compatibles d’Excel (Excel 2016 pour Windows, Excel 2016 pour Mac, Excel Online, Excel pour Android, Excel pour iOS et Excel Mobile). Si l’un des utilisateurs qui partagent le fichier ne possède pas l’une de ces versions, la  coécriture ne fonctionnera pas. Google Sheets, l’alternative de Google à Excel, ne permet une collaboration en temps réel que lorsqu’une connexion Internet est disponible.

La solution Cloud de PlanRadar est plus facile à utiliser en temps réel

PlanRadar est une solution unique où toutes les actions, check-lists, réglementations, données diverses sur le site, plans et documents de différents formats sont disponibles pour tous les acteurs du projet en temps réel. Toute modification apportée est immédiatement visible par tous les membres de l’équipe de projet. Le nombre d’utilisateurs invités est illimité. Vous pouvez toujours utiliser et travailler sur la solution sans connexion internet : quand vous vous connecterez à Internet, toutes les tâches terminées ou les modifications spécifiées seront téléchargées et deviendront visibles pour tous. La version mobile est synchronisée avec la version navigateur, il n’y a pas besoin de dupliquer la saisie des données.

2. Excel n’est pas une solution spécialisée pour les projets de construction

Excel n’a pas été créé pour les besoins spécifiques du secteur de la construction. S’il peut être un outil utile pour les estimations de coûts ou une équipe financière, les tableaux Excel ne peuvent pas aider les personnes sur le chantier lorsqu’elles doivent envoyer des mises à jour urgentes ou demander des informations. Il est difficile d’accéder à la dernière version d’un document, tout comme il est difficile d’ajouter un contexte à vos modifications (par exemple, des images, des points d’action, etc.).

Ces inconvénients peuvent entraîner des révisions supplémentaires et des arrêts de projet coûteux qui auraient pu être évités si chacun avait une compréhension fraîche et opérationnelle de la manière dont ses tâches sont liées au plan principal du projet.

PlanRadar a été conçu par des experts en construction pour le secteur de la construction

Les fonctionnalités les plus importantes du logiciel sont les suivantes :

PlanRadar est conçu pour la documentation numérique, la définition des tâches et le suivi de leur exécution, ainsi que pour une communication efficace dans les projets de construction. Tout spécialiste de l’équipe a accès à toutes les informations du projet à partir d’un ordinateur ou d’un appareil mobile, à tout moment. Qu’il soit sur le chantier ou au bureau, il peut créer des tâches et signaler des problèmes en marquant l’emplacement exact sur le plan, en ajoutant des notes (voix, texte, photos, vidéos, documents) et en désignant un responsable. Le programme envoie une notification en temps réel en cas de création ou de modification de tâche, ou pour tout autre commentaire sur l’objet. Ainsi, tous les participants au projet sont toujours au courant de l’état des tâches et de l’avancement des travaux.

3. Excel n’est pas conçu pour organiser la collecte de données auprès de grandes équipes

La dernière version de Microsoft Excel 365 offre aux utilisateurs la possibilité de travailler ensemble via le Cloud. Cependant, Excel n’est pas conçu pour collecter de grandes quantités de données dans un endroit commun, se concentrant plutôt sur la confidentialité des données au sein des équipes. Les processus de communication entre tous les membres de votre équipe sont ainsi plus complexes, ce qui peut conduire à des décisions infondées et à des malentendus. Dans l’ensemble, ce programme n’est pas pratique pour tout le monde et ne peut donc pas servir d’unique source d’informations récentes.

PlanRadar : Communication transparente entre l’équipe et les intervenants dans une seule solution

PlanRadar est une plate-forme pratique permettant la communication avec toutes les parties impliquées dans un projet de construction. Il prend en charge à la fois la fonctionnalité d’un planificateur et d’un organisateur de tâches, ainsi que celle d’un messager. Avec PlanRadar, il est facile d’informer les chefs de projet, les membres de l’équipe ou les intervenants de toute mise à jour ou de nouvelle information – qu’il s’agisse du début des travaux, d’un accident, de la découverte d’un défaut ou simplement de changements dans les conditions météorologiques. Vous pouvez ajouter un nombre illimité d’observateurs invités qui pourront également voir l’état d’avancement du projet. Vous pouvez également envoyer des rapports aux responsables ou à d’autres parties prenantes en appuyant sur un bouton.

Opinion

Maxim Prischepov, chef de projet chez Wainbridge :

« Wainbridge avait quatre superviseurs techniques sur le site de SOHO+NOHO. Tous utilisaient PlanRadar. Cette application permet d’échanger des informations, de faire des listes de défauts et autres détails techniques. J’utilise l’application tous les jours : j’ai toujours une tablette ou un téléphone avec moi sur le chantier, afin d’ouvrir un plan d’étage ou de visualiser des systèmes. Je peux ensuite noter tout problème ou défaut que je rencontre- je prends des photos, j’ajoute une description, puis je l’envoie à l’entrepreneur, à mon responsable, ou au collègue qui en est chargé. Ensuite vient le travail sur l’application : vous pouvez établir un relevé des défauts, générer un rapport d’avancement … Il n’y a pas de paperasse de routine. C’est-à-dire qu’auparavant, je devais apporter sur le site tout une pile de papiers que j’imprimais avant d’arriver ; ce qui n’est pas toujours pratique, surtout s’il s’agit de grands formats. Mais aujourd’hui, nous disposons d’un téléphone ou d’une tablette qui sont très mobiles et abordables.

Dans ce projet, l’utilisation de PlanRadar pour l’installation des systèmes de façade a joué un rôle clé. Nous devions contrôler complètement chaque élément et y accorder une attention maximale. Grâce à PlanRadar, nous avons pu nous assurer que nous avions une image complète du travail effectué, des erreurs à corriger et, par conséquent, nous avons pu gérer ces problèmes en temps voulu.

Un grand avantage de cette application est qu’elle peut fonctionner hors ligne, sans accès à internet. Si nous nous trouvons dans un parking ou à un étage élevé où il n’y a pas de connexion Internet, l’application fonctionne de la même manière : tous les plans sont chargés, les tâches sont ajoutées et la synchronisation est effectuée lors de la prochaine connexion au réseau.

La création d’un nouveau projet ne prend pas plus de 5 minutes : on ouvre l’application sur l’ordinateur, on crée un nouveau projet, on ajoute les plans, les descriptions, on assigne un entrepreneur, et voilà, on est prêt à travailler.

L’avantage principal est que vous pouvez regrouper un grand projet dans une seule application. Tous les participants peuvent être impliqués, il peut y avoir un contrôle global du processus, et par conséquent, cela augmente la qualité et la productivité du travail.

4. L’utilisation d’Excel sur les appareils mobiles n’est pas toujours pratique

Contrairement aux anciennes versions d’Excel, les nouvelles versions sont conçues afin d’être compatibles avec des appareils mobiles. Il reste toutefois plus pratique d’utiliser Excel sur une tablette. Travailler sur un smartphone ne sera pas aussi facile, car cette version est très simplifiée et nécessite encore des développements en termes de convivialité mobile. Pour l’instant, essayer de saisir ou de modifier des données dans une feuille de calcul Excel sur mobile demandera plus d’efforts que le système d’organisation utilisé par PlanRadar.

PlanRadar est un produit logiciel optimisé pour différents appareils

PlanRadar est tout aussi pratique et facile à utiliser depuis n’importe quel appareil numérique, qu’il s’agisse d’un smartphone, d’une tablette, d’un ordinateur portable ou de bureau. L’application se synchronise également automatiquement sur tous vos différents appareils. En outre, l’application est disponible sur toutes les plateformes courantes – Android, iOS et Windows, et fonctionne également depuis n’importe quel navigateur internet. Les développeurs ont intégré les besoins spécifiques de ceux qui utilisent le programme sur des appareils mobiles. Ils ont également pris en compte les différentes exigences des professionnels de la construction, en rendant le travail avec l’application aussi simple et fonctionnel que possible. PlanRadar ne nécessite aucune connaissance ou formation particulière et aide les utilisateurs à résoudre des tâches pratiques et de routine.

Matthieu Walckenaer, responsable France pour PlanRadar :

« Grâce à notre application, jusqu’à 7 heures de temps de travail par semaine peuvent être économisées en moyenne. Offrant simplicité et clarté, la facilité d’interaction avec l’assistant numérique est exactement ce dont ont besoin, par exemple, les ingénieurs civils sur le chantier. Les développeurs de PlanRadar ont créé une interface des plus conviviales et une navigation intuitive : il est facile de travailler avec l’application, aucune introduction ou connaissance particulière n’est nécessaire. Essayez la version gratuite de 30 jours – vous verrez comme c’est vraiment pratique. »

5. Excel manque de fonctionnalités de suivi pour les grands projets

Il est possible de conserver une piste d’audit et des enregistrements des actions sur un chantier en mode classeur partagé d’Excel, mais avec certaines limitations. Par exemple, il est impossible d’éditer en utilisant Excel sur internet. Avec la fonction de co-rédaction, vous n’avez pas la possibilité de suivre les modifications. Toutefois, si vous et les autres participants au projet avez le fichier de travail ouvert en même temps, vous pouvez voir les sélections et les modifications de chacun. Si le fichier est stocké dans le Cloud, il est possible de visualiser les versions antérieures du document. Bien que les dernières versions d’Excel offrent la possibilité de vérifier les journaux d’événements, Excel n’est pas aussi convivial que PlanRadar concernant le suivi des modifications. Dans un secteur où la durée moyenne d’un litige relatif à un projet est estimée à 17 mois, l’absence d’un dossier de projet détaillé peut avoir des conséquences désastreuses.

PlanRadar remplit le rôle d’un journal numérique

La fonctionnalité étendue de PlanRadar vous donne la possibilité de maintenir et de surveiller un chantier selon le calendrier que vous souhaitez, en recevant des résumés quotidiens ou mensuels de l’état d’avancement du projet. L’utilisation d’un système unique permet de centraliser toutes les informations liées à un projet, et les participants voient tous les changements sur le site – les informations sont les mêmes pour tous et en temps réel. Les responsables ont également accès à des statistiques et à des indicateurs sur l’activité de chaque utilisateur et intervenant, ce qui leur permet de suivre et d’évaluer le travail de chaque participant au projet.

6. L’accès aux données dans Excel présente certaines limites

Il est possible pour plusieurs utilisateurs de modifier le même fichier Excel à l’aide de la fonction de co-rédaction. Les modifications que vous avez apportées dans Excel sont automatiquement enregistrées dans le Cloud, même si vous passez du mode hors ligne au mode en ligne. Cependant, pour utiliser cette fonctionnalité, tous les participants au projet doivent disposer de la même version de l’application Excel. Dans Google Sheets en ligne, vous pouvez accéder à la feuille de calcul si vous disposez d’une connexion Internet, mais aussi en définissant des droits d’accès et en transmettant le lien au destinataire. Le travail sur un projet dans des feuilles de calcul est fortement limité à la fois par le manque de prise en charge des informations en temps réel et par le manque de fonctionnalités, où il n’existe pas de configuration flexible pour tous les participants au projet.

 

PlanRadar configure de manière flexible l’accès aux informations du projet

Dans PlanRadar, il est possible d’attribuer des rôles et des droits d’accès à certaines informations du projet à différents participants, c’est-à-dire que le produit est configuré individuellement en fonction des buts et objectifs de l’utilisateur. En invitant les participants nécessaires (entrepreneur général, sous-traitants, supervision de l’État, investisseur, différents spécialistes de l’équipe de projet), vous pouvez attribuer des rôles pour travailler dans le système PlanRadar.

En d’autres termes, en fonction des droits d’administration attribués, chacun aura accès aux informations avec lesquelles il doit travailler. Par exemple, l’application permet de restreindre la visibilité d’informations classifiées, ou de notifier par email des personnes définies comme responsables lors de la création d’une tâche. La possibilité de faire des commentaires ou des modifications est également personnalisable. Tous les changements dans le projet sont enregistrés et vus par l’équipe du projet en temps réel.

7. Excel exige plus de travail manuel

Excel est un outil qui nécessite davantage d’efforts manuels pour éviter les erreurs. Tout peut mal tourner à la moindre erreur dans une formule. Pour trouver l’erreur, vous devrez vérifier manuellement chaque cellule, ce qui prend beaucoup de temps. Les conflits juridiques coûtant chaque année des millions de dollars au secteur de la construction (33 millions rien qu’aux États-Unis), vous ne pouvez pas vous permettre de prendre des risques et de perdre du temps.

Opinions

PONGRATZ Bau, entreprise de construction, Graz (Autriche)

« Nous avions plus de 900 tâches que nous n’avions pas besoin de saisir manuellement dans Excel et dans les rapports photo – nous avons gagné beaucoup de temps. Tous les professionnels impliqués dans les projets ont également adopté PlanRadar et ont contribué à la réussite de la mise en œuvre. Les gestionnaires étaient heureux de ne plus avoir à travailler avec de multiples feuilles de calcul Excel. Dans PlanRadar, toutes les informations dont vous avez besoin peuvent être trouvées facilement grâce aux filtres. Depuis que nous utilisons PlanRadar, en moyenne, 2/3 du temps est gagné sur le reporting à la direction de la construction. »

PlanRadar est hautement automatisé et stocke en toute sécurité toutes les informations relatives au projet.

Toutes les informations importées sont stockées dans le Cloud et peuvent être récupérées à tout moment à l’aide de filtres. PlanRadar a reçu la norme internationale de sécurité de l’information ISO 27001 pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations.

Les versions des plans peuvent être archivées pour l’avenir. Elles peuvent également être comparées les unes aux autres pour voir la différence grâce à un code couleur des changements. Le programme prend en charge tous les formats de documents numériques spécifiques à la construction : PDF, JPEG, PNG, modèles BIM au format IFC, ainsi que EXCEL, WORD DWG, DXF. En outre, il existe un support et des formats audio pour les messages vocaux.

Tout ce qui est chargé dans les tâches ou les plans est sauvegardé, y compris tous les commentaires, descriptions et photos. Ces données peuvent être utiles pour résoudre d’éventuels conflits : tous les faits concernant le projet sont enregistrés de manière fiable et peuvent être fournis à tout moment.

Pour conclure

La réussite de la plupart des projets de construction, quels que soient leur taille ou leur type, dépend fortement de la manière dont vos équipes communiquent et restent connectées, surveillent les processus du projet et signalent les problèmes critiques dès qu’ils se présentent.

C’est pourquoi vous avez besoin d’un outil numérique dédié pour vous aider à améliorer la communication sur le projet, à réduire les temps d’arrêt et à fournir des informations opportunes à toute votre équipe.

Essayez PlanRadar gratuitement pendant 30 jours pour voir à quel point il est pratique et facile à utiliser !